Os livros societários são registros oficiais e obrigatórios que contêm informações detalhadas sobre a administração, quem são os acionistas e as operações de uma empresa, sendo essenciais para garantir a transparência e o controle das atividades empresariais, servindo como fonte de informação precisa para sócios, investidores e autoridades reguladoras.
Desse modo, conforme estipulado pelo artigo 100 da Lei das Sociedades Anônimas, as companhias devem manter devidamente registrados na Junta Comercial e arquivados na sua sede os seguintes livros societários: (i) Livro de Registro de Ações Nominativas; (ii) Livro de Transferência de Ações Nominativas; (iii) Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas; (iv) Livro de Atas das Assembleias Gerais; (v) Livro de Presença dos Acionistas; (vi) Livro de Atas das Reuniões do Conselho de Administração, quando aplicável; (vii) Livro de Atas das Reuniões da Diretoria; (viii) Livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal, quando aplicável.
Atualmente, corroborando com a modernização dos processos empresariais, o Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI) deu um passo significativo, permitindo o arquivamento de livros societários digitais nas Juntas Comerciais de toda a Federação, simplificando o dia a dia empresarial e promovendo maior eficiência e segurança nos registros societários.
Assim, por meio da Instrução Normativa DREI nº 82, sobreveio o entendimento de somente produzir e arquivar livros societários em formato digital, decretando o fim do uso de livros societários físicos que, muitas vezes, acarretavam desafios como a necessidade de armazenamento físico, risco de deterioração dos documentos, dificuldades no acesso e na consulta das informações. No entanto, embora seja um processo completamente digitalizado, arquivados por meio do site da Junta Comercial, os livros são completamente inacessíveis por terceiros alheios à Companhia, mantendo a segurança das informações escrituradas.
Desse modo, é fato que atualmente a regularização dos livros societários ficou ainda mais simplificada e moderna, já que é um processo completamente digitalizado, podendo ser escriturados de maneira e segura, colaborando para que acionistas, investidores e demais partes interessadas tenham acesso a informações verídicas sobre a situação da empresa, bem como otimizando processos fiscalizatórios e processos de auditorias.
Lívia de Moraes
